A főváros középkori iratainak őrzési körülményeiről nem rendelkezünk adatokkal. A Buda visszafoglalása (1686) után újrainduló városi élet hivatalos dokumentumait kezdetben a polgármester vagy a jegyző őrizte, majd a városi kancellárián tartották azokat. Uralkodói intézkedések nyomán a 18. század folyamán archiváriusokat neveztek ki, s az iratok biztonságos városházi megőrzéséről és rendjéről is gondoskodtak. 1873 után, a városegyesítést követően a régi pesti városháza mellett a használaton kívül maradt budai városháza pincéi, majd 1887-ben az Újvárosháza is a levéltári iratok őrzőhelyévé vált. A 19–20. század fordulóján a Károly-kaszárnyában helyezték el a Központi Városházát, ahol a levéltár még páncélszobát is kapott, viszont figyelmen kívül hagyták a távlati raktári szükségleteket. Az ezt követő legfontosabb fejlemény a terjedelmes irategyütteseknek a II. világháború alatt, 1943–1944-ben a Szent István-bazilika altemplomába történő menekítése volt; a legértékesebb dokumentumok a Magyar Nemzeti Bank őrizetébe kerültek. Ezek Nyugaton tett kalandos útjukról végül sértetlenül tértek haza, míg a Városházán maradt iratok jelentős része elpusztult az ostrom alatt. A lángok martalékává váltak többek között az állami anyakönyvi másodpéldányok, az egyesületi alapszabály-gyűjtemény, az alapítványi okmánytár, s jelentős kárt szenvedett számos polgármesteri ügyosztály két háború közötti évekből való iratsorozata is.
A háború után az 1960-as évek elejéig a városigazgatás központi épületében csupán a munkaszobák álltak a levéltár rendelkezésére, ennek folytán a bazilikában maradtak továbbra is az iratok. Az 1960-as években azután egy városházi felújítás, s külső raktárak létesítése eredményeként, némileg enyhült a zsúfoltság. A legértékesebb feudális kori iratok is visszakerülhettek a Városháza felújított raktárhelyiségeibe. A Fővárosi Tanács az elhelyezési gondok végleges megoldása céljából 1972-ben a városegyesítés centenáriumára készülve új levéltárépület létesítését határozta el. A legveszélyeztetettebb bazilikai anyag ideiglenes elhelyezésére a II. kerületi Heinrich István utcai, Molnár Farkas által tervezett s csak félig megépült, ovális kupolája folytán azonban műemléknek minősített Magyar Szentföld templom épületét jelölték ki. Az új levéltári épület megépítése aztán lekerült a napirendről, és 1976-ban ezen részleg véglegesítése mellett döntöttek. Az 1970-es évek folyamán a raktárak mellett mikrofilmező, restauráló és könyvkötő műhely is létesült. Ezt követte 1989 és 1991 között a hazai levéltártörténet második legnagyobb iratköltöztetési akciója. Sor került a bazilikai altemplomban lévő iratok fertőtlenítésére, s más iratcsoportokkal együtt a levéltár állományának zöme az egykori józsefvárosi Misura-féle kocsigyár Leonardo da Vinci közi átalakított épületébe került. Ez azonban nem jelenthette az elhelyezési gondok végleges rendezését, így a levéltárvezetés ismét felvetette az egységes, központi levéltárépület létesítésének gondolatát. 1998-ban végül a XIII. kerületi Teve utcára esett a választás, amelyre vonatkozóan az új tervpályázatot a Koris János vezette Budai Építész Műhely nyerte el. A megvalósítást a Fővárosi Önkormányzat kizárólagos tehervállalása tette lehetővé. Az alapkövet Demszky Gábor főpolgármester 2002. október 11-én helyezte el, s az új létesítmény 2004-ben nyitotta meg kapuit.
A 23440 m2 hasznos alapterülettel rendelkező új épületben több mint 35000 iratfolyóméter iratot őriz, rendez és ad ki a kutatóknak és ügyfeleknek Budapest Főváros Levéltára. A levéltár magas színvonalon végzett feldolgozó és feltáró munkáját 2012-ben az Év Levéltára díjjal ismerte el a szakmai közönség. A Kutató- és Ügyfélszolgálat egyre bővülő tevékenységét és folyamatos fejlődését a levéltárak igazi felhasználói, a kutatók is elismerték. Ugyanebben az évben és 2021-ben a Magyar Családkutatók Egyesülete által alapított „Az Év kutatóhelye” díjat Budapest Főváros Levéltárának ítélték oda.
A Budapest Főváros Levéltára (továbbiakban: BFL) őrizetében lévő iratanyag legnagyobb részét a főváros jelenlegi területén egykor fennállott és működött különféle – városi, községi és járási – közigazgatási hatóságok iratai képezik. A levéltár maga is, noha szervezete, s intézményi jellege az idők folyamán számos változáson ment át, történetileg egyértelműen az egykori városigazgatáshoz kapcsolódik. Mivel 1950-ben, a törvényhatósági levéltárak államosításakor – az ország többi törvényhatósági levéltárához hasonlóan – ezen intézményt is területi alapra helyezték, a korábbi fővárosi önkormányzati szervek iratanyagai mellett a központi államigazgatási szervek, a rendőrség, a katasztrófavédelem és a büntetés-végrehajtási szervezet területi szerveinek Budapest közigazgatási területén keletkezett levéltári iratanyaga és minden olyan Budapest területén keletkezett levéltári anyag, ami más levéltár illetékességi körébe nem tartozik, az intézmény őrizetébe került.
A város legfontosabb önkormányzati szerve a választott polgárság (electa communitas) testülete volt. A testület választotta meg a tanácsot (magisztrátust), a város fő irányító szervét, amely az 1703. évi kiváltságlevél és az azt követő kiegészítő rendelkezések alapján irányította a város életét. A legfontosabb tisztségviselők a bíró, a polgármester, a jegyző, a szószólók és a városrészi esküdtek voltak.
A pesti és budai városi polgárjoggal rendelkezők nevét és adatait az 1687-től 1848-ig vezetett polgárkönyvek tartalmazzák. A városi magisztrátus feladatai közé tartozott a lakosság teljes, vagy valamilyen megadott szempont (pl. felekezet vagy foglalkozás) szerinti összeírása. A legfontosabb összeírások Budán: nem nemesek összeírása, 1803. Országgyűlési szállások jegyzőkönyvei, 1805., 1828. évi országos összeírás. Fontosak az 1857. évi országos népszámlálás felvételi ívei, Pesten ezek nem maradtak fenn. Óbuda esetében a legkorábbi összeírás az 1787–1788. évi népmozgalmi nyilvántartás. A szőlőművelő lakosság jövedelmeiről tájékoztatnak a szőlődézsma összeírások (1786–1849). Dikális (hadiadó) összeírások is rendelkezésre állnak az 1776–1849 évekből. 1848–49-től fogva több összeírás is fennmaradt.
Az árvák ügyeinek intézése, az árvapénzek és hagyatékok kezelése az 1703. évi kiváltságlevél értelmében mindkét város esetében a tanács feladata volt. Fontos irategységek a végrendeletek (1696-tól), valamint leltárak (inventaria, 1708-tól), másrészt az árvairatok (acta pupillaria, 1753-tól) gyűjteményei. Budán az árvavagyon kezelését eleinte egy tanácsnokra, majd önálló tisztségviselőre, árvagyám/árvaatyára bízták az Árvahivatal 1760-ban történt felállításáig. Pesten az első árvaszámtartót 1740-ben nevezték ki. Az Árvabizottmányt a tanács 1822-ben hozta létre. 1850 után a gyámügyek kezelését az osztrák törvények alapján a cs. kir. törvényszékek teendői közé sorolták, majd 1861–1872 között a városi törvényszék volt illetékes. Az óbudai árvaatyák sokféle elszámolása közül a legrégebbiek már a 18. század közepétől fennmaradtak. 1861-től az árvaügyek intézése a tanács szerveként működő Árvaszékhez került, amely felett Óbuda Mezőváros Törvényszéke gyakorolt felügyeletet.
Buda város esetében az Alkamarási Hivatal végezte a város egészének működésével kapcsolatos gazdálkodási feladatokat. Az Adóhivatal és az Alkamarási Hivatal tevékenységét a Kamarai Hivatal fogta egybe. Pest város esetében a kamarási hivatal egyidős a polgárság 1688. évi megszervezésével. Legértékesebb állaga az a számadássorozat, amely a város évi bevételeiről és kiadásairól 1703–1873 között készült. A Pest Városi Adóhivatal az 1820-as években különült el a kamarai hivataltól. A Pest Városi Számvevőség iratai között maradtak fenn az 1862–1873 közötti évekből a város által kötött szerződések másolatai. Óbuda, földesúri fennhatóság alatt lévén csekély jövedelemmel rendelkezett, így csak 1803-tól rendszeresítették a városgazda tisztségét.
A városi rendészet legfőbb hatósága mindkét városban az 1703. évi kiváltságlevél óta a városkapitány volt, akinek első hivatali utasítása 1729-ből maradt fenn. A 19. század első felében létrehozták az egyes városrészek alkapitányságait is. A szabadságharcot követően a városi rendőrség csupán igazgatásrendészeti feladatokat látott el. A bűnüldözési és politikai rendészeti feladatokat az 1860-as évek közepéig cs. kir. szerv látta el. Pest városa kényszerítő dologházat is fenntartott.
A város életében fontos szerepet játszó országos és helyi vásárok, piacok felügyeletét a tanács látta el. Ezen tevékenységgel összefüggésben említendő a Pest városi piacfelügyelő 1789–1884 közötti időszakból fennmaradt iratanyaga, továbbá a Pest Városi Vásári Bizottmány 1768–1813 közötti jegyzőkönyvei.
Buda város belterületére vonatkozó legfontosabb nyilvántartások a telekösszeírások (1709-től) és a telekátírási jegyzőkönyvek (1705-től). Építészet- és gazdaságtörténeti szempontból jelentős értéket képviselnek az 1776 után fennmaradt telekbecslési jegyzőkönyvek.
A telekhivatal feladata volt a jelzáloghitelek (betáblázások) nyilvántartása. A török uralom után Pesten a telekkönyvi ügyeket a privilégium visszanyeréséig (1703) a Budai Kamarai Adminisztráció intézte. A legrégebbi telekkönyvi iratok az 1694-től vezetett belvárosi telekkönyvek. A telekátírási jegyzőkönyveket 1767-től kezdve kezdték el vezetni. A telekfelmérési könyvek 1769–1811 között készültek. A telekösszeírásokat szintén a telekkönyvi hivatal készítette a Pest városi házingatlanokról 1822–1876 között. Óbudán az úrbéres földek átruházása egészen 1848-ig csak földesúri engedéllyel történhetett, így a község területén fekvő ingatlanokhoz fűződő minden jog, illetve a változások nyilvántartása a földesúri telekkönyvben történt.
Budán a török kiűzését követően 1708-ig a polgármester töltötte be a bírói tisztet is. A szabad királyi városi rang visszaszerzését követően különválasztották a két tisztséget. 1849–1861 között mindkét városban cs. kir. bíróságok működtek, majd visszaállították a városi törvényszékeket, amelyek 1872-ig, a kir. törvényszékek felállításáig tevékenykedtek. Pesten a város jogi képviseletét 1712-ig a jegyző látta el, majd külön tisztségviselőt (ügyész) bíztak meg ezzel a feladattal. A városi polgárság polgári és büntető ügyeit az 1767-től külön bíróságként felállított Pest Városi Törvényszék folytatta le. Az 1850–1872 közötti szervezeti változások a budaival egyeztek meg. Óbudán az alsó fokú bíráskodást a bíró és a tanács látta el; az ügyek többnyire polgári keresetek, becsületsértési és kisebb bűnügyek voltak. Az ennél jelentősebb ügyek a földesúri bírói fórum, az úriszék elé tartoztak.
Pest és Buda szabad királyi városok, valamint Óbuda mezőváros egyesítése (1872–73) révén jött létre Budapest főváros (1892-től székesfőváros elnevezéssel). 1930-ig tíz, 1934-től 14 közigazgatási kerületre oszlott. 1950-ben kerületeinek száma – számos környező község és kisváros hozzácsatolásával – 22-re gyarapodott.
A főváros képviseleti szerve a Törvényhatósági Bizottság volt. Elnöke 1934 után már a kormány által kinevezett főpolgármester volt. A főváros végrehajtó szerve 1930-ig a polgármester elnökölte hivatalnoktanács volt. Ettől fogva, majd 1934-től még inkább a polgármester egyszemélyi felelőssége érvénye sült. A központi igazgatás iratanyaga hatósági szervek, ill. szakhivatalok szerint tagolódott. A kutatás az eredeti irattári segédletekkel történik. A Törvényhatósági Bizottság közgyűléseiről határozati jegyzőkönyvek készültek.
A főpolgármesteri iratanyag legtetemesebb hányadát az egyes fővárosi lakosokra, valamint egyesületekre, társadalmi szervezetekre vonatkozó információk teszik ki.
A Közigazgatási Bizottságot 1876-ban az állami és a törvényhatósági közigazgatás összehangolására hozták létre. Elnöke a főpolgármester volt, tagjai a legfőbb önkormányzati és helyi állami tisztviselők, valamint tíz törvényhatósági bizottsági tag. A közigazgatási ágak összehangolásának keretét a havonta tartott teljes ülések jelentették. A bizottság elé terjesztett jelentések 1924-től maradtak fenn folyamatos jelleggel.
A városi adminisztrációra vonatkozó legfontosabb, legrészletesebb adatokat tartalmazó tanácsi, majd polgármesteri iratok évek, azon belül ügyosztályok szerinti rendben tartalmazzák az ügyiratokat. Kutatásuk a fennmaradt mutatókönyvek segítségével történik. Az ügyosztályok 1926 után keletkezett iratai – a jogügyi, a köz- és magánépítészeti, valamint a társadalompolitikai ügyek kivételével – 1945-ben jórészt megsemmisültek.
A kerületi előjáróságok kezdetben kis létszámú, szűk hatáskörű testületi szervek voltak, melyeket az 1893. évi XXXIII. tc. szervezett modern hivatallá, kerületi önkormányzatokká azonban nem fejlődtek. Az addig is hatáskörükbe tartozó elsőfokú iparhatósági jogkör mellett ekkor bízták rájuk az alsó fokú közegészségügyi igazgatást, a kihágási bíráskodást, az építésrendőri teendőket, az útburkolatok és csatornák fenntartását, szegénygondozást, a tankötelesek nyilvántartását, a vásárrendészetet és a hatósági bizonyítványok kiállítását. 1930-ig 10 kerület volt, ekkor az új fővárosi törvény 14-re emelte a kerületek számát. Az I. kerületi elöljáróság 1945 előtti iratai teljesen elpusztultak, a többi elöljáróságnak a 19. században kelt dokumentumai többnyire töredékesen maradtak fenn.
A főváros gazdálkodásáról az évente kinyomtatott költségvetésekből és zárszámadásokból alkothatunk átfogó képet. A költségvetés belügyminiszteri jóváhagyásra szorult. A főváros vagyonának nyilvántartása, a teljes pénz és vagyonkezelés ellenőrzése, a zárszámadás elkészítése a Számvevőség feladata volt.
Levéltárunk őrzi az 1950-ben Budapesthez csatolt városok és községek iratanyagát. Az ezekben való eredményes kutatáshoz azonban nem nélkülözhetőek a Pest Megyei Levéltárban található megyei törvényhatósági (alispáni, főszolgabírói) és állami szervek iratai sem, mivel az érintett települések korábban e vármegye kötelékébe tartoztak. Ez, a szinte teljesen összefüggő települési öv 1949-ben 16 községet és 7 várost foglalt magába.
Nagy-Budapest 1949-ben jött létre a 7 megyei város és 16 nagyközség fővároshoz csatolásával. A kerületek száma 14-ről 22-re emelkedett. A szovjet mintához igazodó tanácsrendszer bevezetését követően, 1950-ben került sor, s mind fővárosi, mind kerületi szinten megalakultak a tanácsok. A szervezet három fő egységre oszlott: a lakosság által választott tanácstestület, a tényleges irányítást ellátó végrehajtó bizottság és az ún. szakigazgatási szervek, az egyes tanácsi osztályok.
Legfontosabb dokumentumok: fővárosi és kerületi tanács- és VB-ülési jegyzőkönyvek (a fővárosi szintű testületek üléseinek napirendi jegyzékei a levéltár nyilvántartásaiból elérhetők; töredékesen digitalizált hangfelvételek is) és szakigazgatási iratok.
Az 1948–1989 közötti korszak kommunista állampártjainak (1948–1956 Magyar Dolgozók Pártja, 1957–1989 Magyar Szocialista Munkáspárt) fővárosi, kerületi és fontosabb vállalati, intézményi szerveinek iratai vannak a levéltár őrizetében. A tanácsi iratok kutatásának is fontos háttérforrását alkotják. Az 1956 utáni korszakból a Hazafias Népfront Budapesti Bizottságának iratai számottevőek.
A Népi Ellenőrzési Bizottság (1958–1989) felépítése a főváros közigazgatási szervezetéhez igazodott, s feladata „a nép vagyonának védelme a visszaélések ellen, a közérdekű bejelentések kivizsgálása, az ellenséges és korrupt elemek leleplezése és eltávolítása, a feltárt hibák megszüntetése” volt.
A levéltárba folyamatosan kerülnek be a ma működő önkormányzatok testületi és hivatali iratai, valamint a Budapest területén illetékességgel bíró állami szervek dokumentumai is. Jelenleg főként a Fővárosi Közgyűlés, valamint a kerületi önkormányzatok képviselőtestületi üléseinek jegyzőkönyveit és hangfelvételeit, valamint a közmeghallgatások hangfelvételeit tartalmazza a fondfőcsoport.
A Budapesti Kir. Törvényszéken belül fennállott külön büntető és polgári osztályból 1895-ben alakult meg a Büntetőtörvényszék. Alsóbb szinten pedig Budapesti Kir. Büntető Járásbíróság alakult a polgári ügyekben eljáró kerületi járásbíróságok mellett. A bírósági szervezethez kapcsolódtak az ügyészségek. A jogszolgáltatási iratanyag kutatásának alapja általában a perben, eljárásban szereplő személyek neve. A perek lezárása után a teljes peranyag (amely selejtezés folytán sokszor csak az ítéletpéldányokra korlátozódik) általában az elsőfokú eljárást lefolytató bíróságok iratanyagában található.
A jogszolgáltatási szervek iratai között találhatóak a Budapesti Királyi Ítélőtábla irategyüttesei. Az Ítélőtábla által 1916–1950 között másod- vagy harmadfokon tárgyalt büntető és polgári perekben hozott határozatok (ítéletek) csaknem teljesen fennmaradtak, A Törvényszék iratanyagában található a legteljesebb hazai polgári kori peres iratsorozat. Az I. világháború előtti időszakból csak a vagyonjogi és a házassági bontóperek iratai maradtak fenn. 1935 után az anyag töredékes.
A büntető bíráskodás tekintetében a két világháború közötti időszakból maradt fenn jobban iratanyag. A dualizmus időszakából csak kisebb (Büntetőtörvényszék) vagy nagyobb (Büntető Járásbíróság) töredék. A járásbíróságok Budapest egyesítése (1873) után a csekélyebb súlyú polgári és büntetőügyek vitelére jogosított alsó fokú bíróságokat a kerületekre utaló névvel jelölték meg. 1914-ig csekély mennyiségű peres iratanyagaik kizárólag sommás pereket, ezt követően a polgári eljárás alá tartozó kisebb értékű gazdasági, illetve más (pl.: sajtó-) ügyeket tartalmaznak.
A népbíróságokat 1945-ben állították fel a „háborús és népellenes”cselekmények megtorlására. A hatáskör kiterjedt az igazoló eljárások során alkalmazható fegyelmi jellegű büntetések foganatosítására is. Kiemelt jelentőséggel bírnak a korábbi rendszer politikai vezetői elleni perek iratai: 1945–1946-ban itt hoztak ítéletet többek között Bárdossy László, Sztójay Döme, Szálasi Ferenc, Imrédy Béla volt miniszterelnökök ellen. A Budapesti Népbíróság 1949-ben megszűnt. Az 1956 utáni megtorlási gépezet részeként a Fővárosi Bíróságon működtek népbírósági tanácsok.
A magyar bírósági szervezet 1950 után radikális változásokon ment át. Elsőfokú általános hatáskörű bíróságnak a járásbíróságokat tették meg, polgári és büntetőügyekben egyaránt. A Fővárosi Bíróság ettől kezdve csak nagyobb jelentőségű ügyekben járt el elsőfokú fórumként. Büntetőperes iratai 1986-ig kerültek a levéltár őrizetébe. Itt találhatók az 1956-os forradalom részvevői elleni perek iratai is. Igen gazdag a Fővárosi Főügyészség szocialista kori irategyüttese.
A hiteles helyek megszűnte után 1875-től a királyi magánközjegyzők (12) adták ki a közhitelességű okiratokat és hitelesítették a magánokiratokat. A közjegyzői törvény a Budapesten működő közjegyzők illetékességét a pesti, a budai és a pestvidéki törvényszékek területére állapította meg. A budapesti közjegyzők 1875–1949-ig terjedő iratanyaga szinte egyedülállóan teljes más budapesti jogszolgáltatási iratanyagokhoz képest. 1950-ben a közjegyzőséget államosították, levéltárunkban az állami közjegyzői iratokból 1950-től 1984-ig terjedően zömmel a hagyatéki iratok találhatók.
A két legjelentősebb intézmény a Budapesti Királyi Büntetőtörvényszéki Fogház (1895-től), valamint a Budapesti Királyi Országos Gyűjtőfogház (1896-tól) volt. A legszámottevőbb iratfajtát a fogolytörzskönyvek és a tolonctörzskönyvek jelentik.
A Budapesti Királyi Főügyészség területi illetékessége, az Ítélőtáblához hasonlóan, országrésznyi területre terjedt ki. 1871-ben a Pesti, majd a Budapesti Királyi Törvényszéknél folyó perekben a vád képviseletére létesült a Budapesti Királyi Ügyészség. Az 1930-as évek előtti iratokban kutatni csak adatbázis segítségével lehetséges.
A fővárosi önkormányzat rendőri közegei 1873-ban kerültek a belügyminiszter közvetlen irányítása alá. Az iratanyag 1945-ben csaknem teljesen megsemmisült. A levéltárunk őrizetében lévő dokumentumok legnagyobb részét az 1880-as évektől 1910-ig fennmaradt Főkapitányi elnöki reservált iratok alkotják. Az 1989 előtti BRFK működésére és szervezetére vonatkozóan is jelentős mennyiségű iratot vettünk át.
Az állami anyakönyvezés 1895. október 1-jétől kötelező. Az anyakönyveket a kerületi szervek vezetik, melyek a levéltárnak biztonsági okokból rendszeresített másodpéldányokat továbbítottak 1980. december 31-ig. Ettől az időponttól az anyag gyarapodása lezárult. Az időközben bekövetkezett változásokat az anyakönyvi hivatalok továbbítják a levéltárnak, amely azokat utólagos bejegyzésként bevezeti. Az 1895 előtti, a régi főváros területére vonatkozó egyházi anyakönyvek a BFL mikrofilmtárában is kutathatók. Egyéb jellemző ügy(irat)típusok a 20. századból: házassági kihirdetés alóli felmentések; kötelező vallásegyezségek; névváltoztatási kérelmek; honosítási és visszahonosítási ügyek; községi illetőségre vonatkozó iratok.
A 20-21 éves korosztály rendes évi sorozásairól készült lajstromok sok száz kötetet töltenek meg, a sorozat legnagyobb része az 1876–1914 közötti időszakból, valamint az I. és a II. világháború éveiből maradt fenn.
Az 1857-es budai népszámlálás, az 1941. évi országos népszámlálás budapesti, valamint az 1945. évi Budapestre korlátozódó nép összeírás lakásívei az épületstatisztikai adatok esetében az országosan használt lakásívnél részletesebb adatokat tartalmaznak. A lakásívek a lakók felsorolása mellett személyes adataikat is tartalmazzák; kutatása kerület, utca, házszám alapján történik.
A modern értelemben vett építési engedélyezési eljárás Pesten és Budán a 19. század első évtizedeiben alakult ki. Budán az építkezésekre vonatkozó iratok többsége ebből az időszakból a tanácsi iratsorozatokban található, a magán- és középületek tervei az Építési Bizottmány (1810–1827, 1832–1834) és a Szépítő és Építő Bizottmány (1850–1873) sorozataiban lelhetők fel.
Pest esetében első helyen említendő a tanács mellett 1804-től tevékenykedő Pest Város Szépítési Bizottmány, amelyet József nádor hozott létre a város fejlesztésére, szépítésének, rendezésének irányítására. Ennek helyébe 1861-től a Pest Városi Építő Bizottmány lépett. A városi szakhivatalok közül a városépítészet, illetve városrendezés területén a Pest Városi Mérnöki Hivatal tevékenysége volt a legjelentősebb. Óbudán a községi építkezésekre vonatkozóan a tanácsülési jegyzőkönyvek, illetve iratok szolgáltatnak adalékokat. 1861-ben jött létre az Építési Bizottság, amely a városegyesítésig tevékenykedett.
Pest, Buda és Óbuda közigazgatási egyesítését (1873) megelőzte a műszaki-városrendezési értelemben egységes város megteremtése. Az erre vonatkozó alapvető rendelkezéseket az az 1870-ben született törvény tartalmazza, amely egészen 1948-ig meghatározta a városigazgatás építésügyi-városrendezési ágazatának működését. A törvény létrehozta a Fővárosi Közmunkák Tanácsát, amely közvetlen intézkedési joggal rendelkezett a városszerkezet alakítása tekintetében. Az ülésjegyzőkönyvek teljes egészében fennmaradtak, az iratanyag azonban 1944-ig töredékes. A Törvényhatósági Bizottság közgyűlése hozott döntést valamennyi infrastrukturális beruházásról, és állást foglalt minden jelentős városrendezési, telekrendezési, középítészeti kérdésben is. A törvény a Közmunkatanács felügyelete alá tartozó ügyekben a kezdeményezés és javaslattétel jogát a városok középítészeti bizottmányai elé utalta. 1890-tőla Fővárosi Közlöny ismertette kivonatos formában a bizottmány ülésein történteket. Az egyes ügyek érdemi iratai a tanácsi-polgármesteri ügyosztályi iratok között találhatók. Ezekben tükröződnek a Fővárosi Közmunkák Tanácsának állásfoglalásai is. A fővárosban a városegyesítéstől a 2000-es évek elejéig engedélyezett építkezések tervei és a vonatkozó engedélyiratok az Építési ügyosztályok tervtárában találhatók, a jelenlegi helyrajzi számok rendjében lerakva.
A Nagy-Budapest kialakításával a fővároshoz csatolt területekre vonatkozóan a tervtár csak 1950 után keletkezett terveket őriz, a korábbi építésügyi iratok – esetlegesen – az elődtelepülések iratai között lelhetők fel. A főváros által emelt középületek terveit a Közületi Tervtár gyűjteménye tartalmazza. A tervtár városegyesítés utáni gyűjteményének fontos részét képezik még a Fővárosi Közmunkák Tanácsa, a Polgármesteri tervtár, illetve a Mérnöki Hivatal tervei. Néhány építész tervhagyatékát is őrizzük. Közülük kiemelkedik a 19. századi romantika és historizmus egyik legnagyobb hazai építőművészének, a számos budapesti épületet is tervező Ybl Miklós hagyatéka. Gyűjteményünk további jelentős sorozatait képezik az építési vállalkozóktól és vállalatoktól átvett irat- és tervtárak (például a Havel Lipót és a Sorg Antal cégek tervei). Az 1950 utáni időszak fővárosi építészet-, várostervezés- és műemlékvédelem-története szempontjából a VB. VIII. Városrendezési és Építészeti Főosztályának és a műemlékvédelem fővárosi szakszervének (Budapesti Műemlékfelügyelőség), valamint néhány tervező- és kivitelező vállalatnak (pl. a Budapesti Városépítési Tervező Iroda, Fővárosi Ingatlankezelő Műszaki Vállalat) a terv- és iratanyaga bír a legnagyobb forrásértékkel.
A levéltár őrizetében lévő betétek városrészenként a következők: budaiak 1871–1921; óbudaiak 1875–1921; pestiek 1878–1926; Újpest 1883–1950; Rákospalota 1885–1934; továbbá: az 1920-as évektől 1972/73-ig vezetett Duna-balparti, Duna-jobbparti és peremkerület telekkönyvi betétek (úgynevezett ősbetétek és az 1960/70-es években újraszerkesztett betétek), valamint irattári segédleteik, továbbá az ingatlan-nyilvántartás szerkesztésekor készült tulajdoni lap tervezetek; 1973-tól vezetett papíralapú tulajdoni lapok. Az átadott tulajdoni lapok lezártak, vezetésük megszűnt.
A telekkönyvi bejegyzések alapjául szolgáló alapiratok az 1961–1972 közötti időszakra vonatkozólag kerültek levéltárba.
A törzsállományt az 1911-ben felszámolt Mérnöki Hivatal által őrzött térképek alkotják. A hagyományos térképek mellett szabályozási terveket, helyszínrajzokat is őrzünk. Elsősorban a fővárosi közigazgatás mindennapi működése során keletkezett, fővárosra vonatkozó anyaggal rendelkezünk. A 18. század végétől a városegyesítésig terjedő időszak jellemzője a kéziratos szabályozási és telekosztási tervek, valamint a tájékoztató célú várostérképek. Igen jelentősek a városegyesítéshez kapcsolódó felmérési illetve ingatlan-nyilvántartási térképsorozatok, majd ezt követően a városgazdálkodáshoz és -tervezéshez kapcsolódó térképsorozatok, melyek egy-egy kisebb városrészre, teljes városra, illetve 1938 körül már a peremtelepülésekre is kiterjedtek. A gyűjtemény elsődlegesen 1873 előtti, 1873–1950 közötti és 1950 utáni térképekre, ezen belül területi egységek, továbbá időrend szerint tagolódik.
Céhek, ipartársulatok, ipartestületek
A 18. századtól kezdve fennállott céhek véglegesen 1872-ben szűntek meg. Jellemző iratfajták: céhlevelek és egyéb szabályzatok; céhgyűlési, közgyűlési és választmányi jegyzőkönyvek; mesterkönyv, szegődtetési és szabadítási könyvek, legény- és tagdíjnyilvántartások; számadási könyvek és iratok. Az ipartestületek 1884-ben Budapesten iparágak szerint, a képesítéshez kötött ipartűzők számára kötelezően alakultak meg. Levéltárunk jelenleg 47 szakma szerinti ipartestület iratait őrzi.
Az iparigazgatás iratai
Az iparügyi igazgatás teendőit alapvetően a törvényhatóság szervei látták el. Az elsőfokú iparhatóság a kerületi elöljáróság, a másodfokú a tanács, 1930-tól a polgármester volt. A cégbíróságon be nem jegyzett kisipari üzemek, kiskereskedések adatai elsősorban az elöljárósági iratokból, az iparlajstromokból rekonstruálhatók. Iparjogosítvány- és telepengedélyezési ügyekben másodfokon a tanács, 1930-tól a polgármester járt el.
A jelenleg fejlesztés alatt álló cégbírósági adatbázis a kisipar körét meghaladó egyéni vagy társas (közkereseti, betéti, részvénytársasági, szövetkezeti) vállalkozások legfontosabb cégadatait, valamint az azokhoz kapcsolódó okmánytárat tartalmazza 1875-től 1949-ig.
Cégek, vállalatok
Jelentős forráscsoportot képeznek az ipari, a kereskedelmi vállalatok, a bankok és takarékpénztárak, valamint a termelő, értékesítő és szolgáltató szövetkezetek fondjai. A gazdasági szervek történetében fordulópontot jelent a második világháborút követő államosítás. A szocialista vállalatok, szövetkezetek története ugyan 1989 körül lezárult, de a levéltár – az önkormányzati tulajdonban lévő közüzemek mellett – figyelmet fordít a magángazdaság szereplői tevékenységének dokumentálására is.
A főváros nagyszámú vállalatnak, üzemnek volt a tulajdonosa. Legsokrétűbb a közlekedési vállalatok, mint a Budapest Székesfővárosi Közlekedési Részvénytársaság iratanyaga. A levéltár a BSZKRT elődvállalatainak is gazdag anyagát őrzi.
A Székesfővárosi Vízművek iratai a kommunális vezetékes vízszolgáltatás kezdetéig, 1868-ig nyúlnak vissza. Budapest gázellátása 1910-ben az Általános Osztrák–Magyar Légszesz Társulat megváltása útján került a főváros kezelésébe. Budapest Székesfőváros Gázműveinek iratanyaga ettől az időponttól maradt meg, az elődvállalat iratai nem kerültek a levéltárba. Az áramszolgáltatást 1893–1914 között két magánvállalat látta el. A főváros 1911-ben határozta el ezek megváltását és saját erőmű építését. Budapest Székesfőváros Elektromos Műveit 1914-ben hozták létre.
A főváros pénz- és hitelintézeteket is létrehozott. Saját bankját, a Budapest Székesfővárosi Községi Takarékpénztár Rt.-t 1928-ban alapította. A kereskedelmi és élelmezési vállalatok közül említésre méltó anyag a Községi Élelmiszerárusító Üzemtől, valamint a Községi Lóhúsüzemtől maradt fenn. A gyógyfürdő- és idegenforgalmi vállalatok közül jelentékeny a Szent Margit Gyógyfürdő Rt. anyaga, a Gellért Fürdő és Szállónak csak építési tervrajzai maradtak meg.
A hatósági szociális gondoskodás a 19. században és a 20. század elején lényegében szegénysegélyezést jelentett. Az ezzel foglalkozó társadalmi szervezetek iratai csekély számúak, az illetékes tanácsi–polgármesteri ügyosztályoké viszont tömegesen maradtak meg. Első fokon a kerületi elöljáróságok, másodfokon pedig az illetékes (IX., XIV.) ügyosztály járt el a különféle segélyezési ügyekben. A kérdőívek a századforduló táján a személyi adatokon kívül már azt is tudakolták, hogy a kérelmezőnek miért nincs jövedelme, hány gyereke van, milyenek a lakásviszonyai. Egy-egy ügyiratból sokszor a segélyezettnek a hatóságokkal fennálló kapcsolata több éven át nyomon követhető.
A fővárosban működött egészségügyi intézmények iratai töredékesen kerültek a levéltárba, ám a főváros törvényhatósága egészségügyi hatóságként és intézmények fenntartójaként egyaránt nagy mennyiségű iratot hagyott ránk.
A levéltárba került anyag túlnyomó részét a főváros által fenntartott községi iskolák teszik ki, de nagy számban őrizzük állami, felekezeti, társulati és magániskolák iratait is. Az alsó- és a középfokú oktatás minden jelentős iskolatípusa aránylag bőségesen reprezentált, a felsőfokú oktatást ugyanakkor csak néhány tanár- és tanítóképző intézmény képviseli. Az iratanyag zömmel az 1950-es évek első feléig terjed. Jellemző iskolai iratfajták: tantestületi jegyzőkönyvek, általános ügyviteli iratok, iskolai anyakönyvek, számadási iratok, osztály- és felvételi naplók. Az állami oktatásügyi szakigazgatás szervei közül kiemelkedő fontosságú az 1884-től működött Budapesti Királyi Tankerületi Főigazgatóság, amely 1935-ig a középiskolák, azt követően pedig a Tanfelügyelőség közreműködésével az összes többi iskolatípus felügyeletét ellátta.
A kulturális életre vonatkozó iratok legtetemesebb hányadát a fővárosi törvényhatóság kulturális politikáját és tevékenységét, valamint a főváros által fenntartott intézmények működését tükröző dokumentumok teszik ki. Néhány jellemző irategyüttes: Képzőművészeti Bizottmány 1874–1902, Népszínházi Bizottmány 1875–1918, Fővárosi Vígszínház 1950–1954, Iskolán kívüli Népművelési Bizottság 1921–1950, Idegenforgalmi Hivatal 1914–1949. A levéltár kiemelkedő forrása a fővárosi sajtó múltjának is. A II. világháború előtti időszakban a polgármester felelt azért, hogy az induló lapok a törvényes kellékeknek megfeleljenek. A sajtótörténeti források másik nagy csoportját a bírósági és ügyészségi sajtóperes és sajtófelügyeleti iratok jelentik.
Pesten és Budán már a 18. század elejétől kezdve alakultak különböző egyházi, hitbuzgalmi, temetkezési egyletek, majd a 19. század első felében sorra jöttek létre az irodalmi, politikai, önsegélyező egyesületek. A budapesti egyesületek alapszabályainak gyűjteménye az 1945. évi ostrom idején elpusztult, így külön gyűjteményként csak az 1945–1950 között működött egyletek nyilvántartása és alapszabályai maradtak fenn. Alapszabály- és felülvizsgálati ügyekkel azonban a közigazgatási hatósági iratanyagban is találkozunk. Az 1950 előtt önálló peremvárosokban és községekben működött egyesületek alapszabály-gyűjteményei a II. világháború előttről is fennmaradtak. 1947–1949 között felszámolták az egyházi, polgári, szakmai, kulturális és gazdasági jellegű egyesületek döntő hányadát. Az egyesületek saját archívumai igen kis számban kerültek levéltárunk őrizetébe.
A zömmel 19. és 20. századi családi és személyi fondok nagyobb része letét, ajándék és vásárlás útján került, illetve kerül folyamatosan a levéltár őrizetébe. A családi iratok olykor több generáció életmód- és szemléletváltozásait, a családi szerkezet, kapcsolatrendszer és a vagyoni helyzet átalakulását tárják elénk. A személyi fondok egy-egy magánszemély élete során összegyűlt személyi okmányokat, származási, képzési, alkalmaztatási, vagyoni iratokat, illetve fokozottan személyes jellegű irattípusokat ölelnek fel: napló, magánlevelezés, visszaemlékezés, feljegyzések, családi fényképek.
Arra törekszünk, hogy ne csak a fővárosi társadalom felsőbb körei, hanem annak minden rétege képviseltetve legyen a gyűjteményben.
Fotótári gyűjteményünk alapvető célja Budapest arculatváltozásának követése és dokumentálása. A 34000 fekete-fehér felvételből és filmnegatívból, valamint 1600 digitális felvételből álló városfotó sorozat 1990-től 2002-ig követi nyomon a főváros kerületeinek változását, s archiválja a lebontásra ítélt épületeket. Jelentős értéket képviselnek a Városrendezési Főosztálytól átvett fotók is, amelyek az 1960-as évek Budapestjét dokumentálják. Az 1940-es évek első felében, valamint az 1950–60-as években a Csepel Művekről készült képek több oldalról közelítik meg részben a Weiss Manfréd Művek, részben pedig a Csepel Vas- és Fémművek dolgozóinak életét és körülményeit, valamint a Csepel Művek termékeit mutatják be. Klösz György fotográfus 1873 és 1913 között készült felvételei a régi Budapest jelentős köz- és magánépületeit, utcáit, tereit, parkjait, valamint a Nagy-Magyarország területén lévő kastélyokat tárják elénk. A régi Budapestről szól Gyökér István képeslapgyűjteménye is. Az 1880 és az 1960 közötti képeslapok az egykori Nagy-Budapest kevésbé ismert helyszíneire is elkalauzolja az érdeklődőt. A 9354 képeslap mikrofilmmásolaton kutatható. A budapesti képeslapok jórészt ajándékozás révén kerültek a levéltárba, s szintén a főváros egykori képét örökítik meg; az 1300 darabból álló gyűjtemény digitálisan kutatható, melyet adatbázis egészít ki. A magánszemélyektől vásárolt vagy ajándékba kapott fotók között találhatók I. világháborús és 1956-os eseményfotókkal is. A BRFK Hivatala Bűnügyi Technikai Osztálytól segédletek nélkül átvett több mint 100 000 darab fotónegatív az 1955 és 2009 között keletkezett bűnügyi helyszínelés során rögzített eseményeket mutatja be. A Budapesti Városvédő Egyesülettől származó fotógyűjtemény 1983- tól 2010-ig több ezer felvételen örökíti meg a főváros látnivalóit.
A BFL-ben állományvédelmi szempontú mikrofilmezés 1973 óta folyik. Ez idő óta 15 millió mikrofilmfelvétel készült, amely a kutatóteremben hozzáférhető. A mikrofilm, mint állományvédelmi eszköz továbbra is fontos szerepet tölt be a levéltárak életében, jóllehet nehézkes és lassú használata soha nem tette kedveltté kutatói körökben. A 21. század levéltára előtt álló kihívás az iratok mind szélesebb körben történő digitalizálása, egybekötve a kereshetőséget biztosítóadatbázis-építéssel. Az adatbázis-építésekhez kapcsolódóan évek óta folyik a papír alapú iratok digitalizálása is. A digitalizáló műhely eszközfejlesztése lehetővé tette, hogy a digitalizálási munkálatokat a levéltár saját erőből végezze.
